Privacyverklaring
Bigfish (statutair: Big Fish B.V.) verwerkt persoonsgegevens als onderdeel van haar dienstverlening, klantadministratie, marketing en website. In deze privacyverklaring leest u welke gegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, op welke wettelijke grondslag, hoelang wij ze bewaren en welke rechten u heeft.
Wij hechten veel waarde aan een zorgvuldige omgang met uw persoonsgegevens. Onze werkwijze sluit aan op de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG / GDPR) en op de Uitvoeringswet AVG. Voor onze vestiging in Knokke-Heist (België) geldt aanvullend de Belgische uitvoeringswetgeving van de AVG.
Inhoudsopgave
1. Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens
De verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG is:
Big Fish B.V. (handelsnaam: Bigfish)
Vonderweg 26, 5616 RM Eindhoven, Nederland
KvK-nummer: 65777174
BTW-identificatienummer: NL856255488B01
E-mail: info@bigfish.nl
Telefoon: 040 84 34 090
Onze nevenvestigingen bevinden zich in Amsterdam (Boeing Avenue 245, 1119 PD Schiphol-Rijk) en Knokke-Heist (Kustlaan 64 bus 5, 8300 Knokke-Heist, België). Persoonsgegevens die op deze locaties worden verwerkt, vallen onder dezelfde verantwoordelijkheid en hetzelfde beleid.
Bigfish heeft geen wettelijke verplichting tot het aanstellen van een Functionaris voor Gegevensbescherming. De interne eindverantwoordelijkheid voor privacy en informatiebeveiliging ligt bij Daan Velthuis. Voor vragen of verzoeken over uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen via info@bigfish.nl.
2. Welke persoonsgegevens wij verwerken en waarom
Wij verwerken persoonsgegevens van verschillende categorieën betrokkenen. Hieronder beschrijven wij per categorie welke gegevens wij verwerken en met welk doel.
2.1 Klanten en opdrachtgevers
Wanneer u namens een organisatie met ons samenwerkt, verwerken wij:
- Naam, functie, zakelijk e-mailadres, zakelijk telefoonnummer
- Bedrijfsnaam, factuuradres en bezoekadres
- Betaalgegevens en factuurgegevens
- Correspondentie, projectdocumentatie en contactgeschiedenis
- Door u aangeleverde content waarin persoonsgegevens kunnen voorkomen (bijvoorbeeld scripts, voice-over teksten of teksten in animatie)
Wij gebruiken deze gegevens om de overeenkomst uit te voeren, projecten te coördineren, te factureren, klantenservice te bieden en, wanneer u daarmee heeft ingestemd of wij daarvoor een gerechtvaardigd belang hebben, om u te informeren over relevante diensten en publicaties.
2.2 Prospects en contactaanvragen
Wanneer u via onze website, telefonisch of per e-mail contact opneemt over onze dienstverlening, verwerken wij:
- Naam, functie, zakelijk e-mailadres, zakelijk telefoonnummer
- Bedrijfsnaam
- Inhoud van uw aanvraag of bericht
Wij gebruiken deze gegevens om uw vraag te beantwoorden, een offerte op te stellen of een vrijblijvend gesprek in te plannen.
2.3 Websitebezoekers
Bij het bezoek aan bigfish.nl verwerken wij, afhankelijk van uw cookievoorkeuren:
- IP-adres
- Browsertype, besturingssysteem en schermresolutie
- Bezochte pagina’s, klikgedrag en sessieduur
- Verwijzende website
- Cookie-ID en eventueel social ID
Deze gegevens gebruiken wij om de werking van de website te monitoren, het gebruiksgemak te verbeteren en, met uw toestemming, voor analyse- en marketingdoeleinden. Meer informatie staat in onze cookieverklaring.
2.4 Sollicitanten
Wanneer u op een vacature reageert of een open sollicitatie indient, verwerken wij:
- Naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres
- CV, motivatiebrief en eventuele portfoliolinks
- Aantekeningen uit gesprekken
- Informatie die u zelf vrijwillig deelt
Wij gebruiken deze gegevens uitsluitend voor de werving en selectie. Wij raadplegen geen sociale media voor selectiedoeleinden zonder uw medeweten en vragen geen informatie op die niet noodzakelijk is voor de functie.
2.5 Leveranciers en zakelijke partners
Van contactpersonen bij leveranciers, freelancers en partners verwerken wij:
- Naam, functie, zakelijk e-mailadres en telefoonnummer
- Bedrijfsgegevens en (waar relevant) IBAN voor uitbetalingen
- Correspondentie en contractdocumentatie
Deze gegevens gebruiken wij voor de uitvoering van de samenwerking, betalingen en relatiebeheer.
2.6 Personen die voorkomen in content of klantcases
Wanneer wij in animaties, video’s, blogs, klantcases of socialmediaposts personen tonen of citeren, verwerken wij:
- Naam, functie en organisatie
- Beeldmateriaal, citaten en testimonials
Wij plaatsen geen herkenbare personen in publicaties zonder voorafgaande toestemming. Voor klantcases vragen wij altijd schriftelijke akkoordverklaring van de betreffende opdrachtgever.
2.7 Abonnees op nieuwsbrieven en mailings
Wanneer u zich aanmeldt voor onze nieuwsbrief of zich opgeeft voor een evenement, verwerken wij:
- Naam en e-mailadres
- (Optioneel) bedrijfsnaam en functie
- Aanmelddatum en interactiegegevens (zoals openpercentages en klikgedrag)
U kunt zich op elk moment uitschrijven via de link onderaan elke mailing of door een bericht te sturen naar info@bigfish.nl.
3. Wettelijke grondslagen
Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend wanneer daar een wettelijke grondslag voor is. Voor onze dienstverlening zijn de volgende grondslagen relevant:
- Uitvoering van een overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG): voor het leveren van onze diensten aan klanten en het coördineren van projecten.
- Wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 sub c AVG): voor onder meer fiscale bewaarplichten en eventuele meldplichten.
- Gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 sub f AVG): voor relatiebeheer, klantadministratie, marketing aan bestaande klanten, beveiliging van onze systemen en het analyseren van gebruik van onze website. Wij wegen daarbij telkens uw belangen en rechten af tegen de noodzaak van de verwerking.
- Toestemming (artikel 6 lid 1 sub a AVG): voor het plaatsen van niet-functionele cookies, voor marketingmailings aan personen die geen klant zijn, en voor publicatie van beeldmateriaal waarin u herkenbaar bent. Toestemming kunt u op elk moment intrekken.
4. Bewaartermijnen
Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor wij ze hebben verzameld of dan wettelijk is voorgeschreven. Onze standaardtermijnen:
- Klantadministratie en factuurgegevens: 7 jaar na het einde van het boekjaar (fiscale bewaarplicht).
- Klantdossiers en projectdocumentatie: zolang de klantrelatie loopt, plus 2 jaar daarna voor service- en garantiedoeleinden.
- Prospects en contactaanvragen die niet tot een opdracht hebben geleid: maximaal 2 jaar na laatste contact.
- Sollicitatiegegevens van afgewezen kandidaten: maximaal 4 weken na afronding van de procedure, of maximaal 1 jaar wanneer de kandidaat daarvoor expliciet toestemming heeft gegeven.
- Sollicitatiegegevens van aangenomen kandidaten: worden onderdeel van het personeelsdossier en bewaard volgens de geldende personeelsadministratieve regels.
- Berichten via contactformulier: maximaal 12 maanden, tenzij uit het bericht een klantrelatie of opdracht voortvloeit.
- Nieuwsbriefabonnementen: tot het moment van uitschrijven, plus een korte technische vertraging om dubbele aanmeldingen te voorkomen.
- Cookiegegevens: zie de cookieverklaring voor specifieke termijnen per cookie.
Na afloop van de bewaartermijn worden gegevens verwijderd of geanonimiseerd, tenzij wij wettelijk verplicht zijn ze langer te bewaren of een lopend geschil dat noodzakelijk maakt.
5. Met wie wij gegevens delen
Wij delen persoonsgegevens uitsluitend met partijen die deze nodig hebben voor de uitvoering van onze dienstverlening of op grond van een wettelijke verplichting.
Verwerkers
Wij maken gebruik van externe leveranciers die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken, waaronder:
- Hosting- en cloudopslagleveranciers
- Een leverancier voor onze website (WordPress hosting via SiteGround)
- E-mail- en kantoorautomatiseringssoftware
- CRM-, projectmanagement- en facturatiesoftware
- Onze accountant en boekhoudkantoor
- Marketing- en e-mailmarketingplatforms
- Analytics- en advertentieplatforms (alleen na toestemming)
Met al deze partijen hebben wij verwerkersovereenkomsten afgesloten waarin afspraken zijn vastgelegd over beveiliging, vertrouwelijkheid en gebruik van gegevens. Een actuele lijst van onze belangrijkste verwerkers kunt u op verzoek opvragen via info@bigfish.nl.
Onafhankelijke derden
In sommige gevallen delen wij gegevens met partijen die zelf verwerkingsverantwoordelijke zijn:
- Belastingdienst en andere toezichthouders, op grond van wettelijke verplichtingen
- Onze juridische adviseurs in het kader van een geschil
- Banken en betaaldienstverleners voor de afhandeling van betalingen
Wij verkopen uw persoonsgegevens niet aan derden en delen ze niet voor commerciële doeleinden met andere bedrijven.
6. Doorgifte naar landen buiten de EER
Sommige van onze leveranciers zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (EER), bijvoorbeeld in de Verenigde Staten. Doorgifte van persoonsgegevens naar deze landen vindt alleen plaats wanneer er een passend beschermingsniveau is, op basis van:
- Een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie
- Standaardcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses) van de Europese Commissie
- Aanvullende technische en organisatorische maatregelen, zoals encryptie en pseudonimisering
Voor leveranciers die gegevens verwerken in de Verenigde Staten controleren wij of zij zijn gecertificeerd onder het EU-US Data Privacy Framework, of werken wij met aanvullende waarborgen. Voor specifieke informatie over een leverancier kunt u contact opnemen via info@bigfish.nl.
7. Cookies en vergelijkbare technieken
Onze website maakt gebruik van cookies en vergelijkbare technieken. Wij onderscheiden:
- Functionele cookies die noodzakelijk zijn voor de werking van de website en zonder toestemming worden geplaatst.
- Analytische cookies waarmee wij geanonimiseerd het gebruik van de website meten en verbeteren.
- Marketing- en socialmediacookies voor gepersonaliseerde advertenties en het meten van campagneprestaties.
Voor het plaatsen van analytische, marketing- en socialmediacookies vragen wij uw toestemming via de cookiebanner. U kunt uw voorkeuren op elk moment wijzigen via de instellingen op onze website. Een volledig overzicht van de cookies, hun doel en bewaartermijn vindt u in onze cookieverklaring.
8. Beveiliging van uw gegevens
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeoorloofde toegang, ongeoorloofde wijziging en onrechtmatige verspreiding.
Technische maatregelen
- Versleutelde verbindingen (HTTPS/TLS) voor verkeer met onze website en systemen
- Versleutelde opslag van gevoelige gegevens
- Multifactor-authenticatie op kritieke systemen
- Geautomatiseerde back-ups van bedrijfssystemen
- Antivirus- en endpointbeveiliging op werkapparatuur
8. Beveiliging van uw gegevens
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeoorloofde toegang, ongeoorloofde wijziging en onrechtmatige verspreiding.
Technische maatregelen
- Versleutelde verbindingen (HTTPS/TLS) voor verkeer met onze website en systemen
- Versleutelde opslag van gevoelige gegevens
- Multifactor-authenticatie op kritieke systemen
- Geautomatiseerde back-ups van bedrijfssystemen
- Antivirus- en endpointbeveiliging op werkapparatuur
Organisatorische maatregelen
- Toegang tot persoonsgegevens op need-to-know-basis
- Geheimhoudingsverplichtingen voor medewerkers en freelancers
- Periodieke evaluatie van toegangsrechten en accounts
- Onboarding- en offboardingprocedures voor systeemtoegang
- Bewustwordingsbeleid rond informatiebeveiliging en phishing
De interne verantwoordelijkheid voor informatiebeveiliging, AVG-compliance en backupprocedures ligt bij Daan Velthuis.
Datalekken
Wanneer er ondanks onze maatregelen een beveiligingsincident plaatsvindt waarbij persoonsgegevens betrokken zijn, beoordelen wij of er sprake is van een meldplichtig datalek in de zin van de AVG. Indien dat het geval is, melden wij het incident binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren wij betrokkenen wanneer dat verplicht of passend is.
9. Gebruik van AI bij onze werkzaamheden
Bigfish zet AI-tools in als hulpmiddel bij onder meer concept- en tekstontwikkeling, onderzoek en interne efficiëntie. Wij hanteren daarbij heldere uitgangspunten:
- Wij voeren geen identificeerbare klantgegevens of vertrouwelijke projectinformatie in publieke AI-tools in zonder dat daarvoor passende waarborgen zijn vastgelegd.
- Wanneer wij AI-tools inzetten met zakelijke verwerkersovereenkomsten, gelden dezelfde eisen rond doelbinding en beveiliging als voor andere verwerkers.
- Wij gebruiken AI niet voor geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen of vergelijkbare gevolgen voor betrokkenen.
- AI-output wordt altijd door een menselijke medewerker beoordeeld voordat deze wordt gebruikt of gepubliceerd.
Voor onze redactionele en publicatieve toepassing van AI verwijzen wij aanvullend naar ons redactioneel beleid.
10. Uw rechten
U heeft op grond van de AVG de volgende rechten:
- Recht op inzage: u kunt opvragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken.
- Recht op rectificatie: u kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren of aanvullen.
- Recht op verwijdering: u kunt verzoeken om verwijdering van uw gegevens, binnen de wettelijke kaders.
- Recht op beperking: u kunt verzoeken de verwerking van uw gegevens tijdelijk te beperken, bijvoorbeeld in afwachting van een bezwaar.
- Recht op bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen verwerkingen op basis van gerechtvaardigd belang of voor direct marketing.
- Recht op dataportabiliteit: u kunt de gegevens die u zelf aan ons heeft verstrekt in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat ontvangen of laten overdragen.
- Recht op intrekken van toestemming: wanneer een verwerking op uw toestemming berust, kunt u die toestemming op elk moment intrekken. Dit heeft geen terugwerkende kracht.
- Recht inzake geautomatiseerde besluitvorming: Bigfish neemt geen besluiten op basis van uitsluitend geautomatiseerde verwerking met rechtsgevolgen voor betrokkenen.
Hoe oefent u uw rechten uit
U kunt een verzoek indienen via info@bigfish.nl of per post naar Big Fish B.V., t.a.v. Daan Velthuis, Vonderweg 26, 5616 RM Eindhoven.
Om misbruik te voorkomen kunnen wij u vragen zich voldoende te identificeren. Wij vragen niet meer informatie dan nodig is. Wanneer u een kopie van een identiteitsbewijs meestuurt, verzoeken wij u om uw burgerservicenummer (BSN) en pasfoto onleesbaar te maken.
Wij reageren in beginsel binnen één maand op uw verzoek. Bij een complex of omvangrijk verzoek kan deze termijn met twee maanden worden verlengd, in welk geval wij u daarover binnen één maand informeren.
11. Klacht indienen bij de toezichthouder
Bent u van mening dat wij niet zorgvuldig met uw persoonsgegevens omgaan, dan vragen wij u eerst contact met ons op te nemen via info@bigfish.nl zodat wij uw zorgen kunnen bespreken.
U heeft daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthouder:
12. Wijzigingen in deze privacyverklaring
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld bij wijzigingen in onze dienstverlening, in onze samenwerking met leveranciers of in de wet- en regelgeving. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij u proactief, bijvoorbeeld via e-mail of een melding op de website.
De datum van de laatste update vindt u bovenaan deze verklaring.
13. Contact
Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens?
Big Fish B.V.
T.a.v. Daan Ivo Velthuis (eindverantwoordelijke privacy en informatiebeveiliging)
Vonderweg 26, 5616 RM Eindhoven
040 84 34 090
Voor algemene contactgegevens en onze nevenvestigingen verwijzen wij naar het colofon.
Deze privacyverklaring is voor het laatst herzien op 6 mei 2026. Eerdere versies zijn op verzoek beschikbaar via info@bigfish.nl.